|
PROGRAM LIMA
TAHUNAN (PROLITA)
PELAYANAN DAN PENGEMBANGAN
KLASIS KAIRATU
I. PENDAHULUAN
Sebagai suatu hal baru
dalam menyusun Program Lima Tahunan
(Prolita) Klasis Kairatu, maka TIM ASISTENSI diperhadapkan juga dengan berbagai kendala untuk menyusun
PROLITA. Hal ini disebabkan karena belum adanya "Panduan Penyusunan PROLITA
Lengkap" yang dapat dipergunakan sebagai referensi; sehingga untuk
memudahkan Tim Asistensi Klasis Kairatu dalam pembuatan PROLITA maka TIM
mempedomani “JUKLAK” dan “TUTORIAL
RENSTRA JEMAAT”.
Dalam mengatasi kesulitan
menterjemahkan Renstra Jemaat dan penyusunan PROLITA Klasis, maka upaya yang
telah ditempuh demi meningkatkan
penataan pelayanan serta pengembangan jemaat-jemaat dan Klasis GPM
Kairatu adalah peningkatan kemampuan
tim renstra, melalui pelatihan Ansos di Jemaat GPM Rumahkai dan Pelatihan
Penyusunan Renstra Jemaat kepada Tim Asistensi Klasis Kairatu (di LSPB Kamal)
selama 5 (lima) hari. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan tim
Renstra di Jemaat- Jemaat dalam menyusun, mengembangkan dan merancang program
yang cocok dan sesuai dengan situasi, kondisi, permasalahan dan kebutuhan
yang dihadapi oleh jemaat, juga Tim Asistensi Klasis dalam proses
pendampingan bagi Tim Renstra di Jemaat-jemaat.
Panduan Penyusunan PROLITA
KLASIS KAIRATU ini disusun secara singkat sesuai dinamika Kerja Tim Asistensi
Klasis Kairatu dalam proses pendampingan Tim Renstra Jemaat-jemaat seKlasis
Kairatu[1] dan Proses Penyusunan
Prolita Klasis hingga telah disahkannya Renstra Jemaat-Jemaat dan Prolita
Klasis Kairatu pada Sidang-Sidang Jemaat dan Sidang Klasis GPM Kairatu Tahun
2013.
Disadari bahwa panduan ini
dibuat dengan segala keterbatasan Tim Asistensi Klasis Kairatu yang awalnya
untuk memberi arah bagi Tim dalam proses pembuatan renstra Jemaat-jemaat dan
Prolita Klasis. Semoga bermanfaat !!!
|
II.
KEBUTUHAN PENYUSUNAN PROLITA KLASIS KAIRATU
1. PEMBENTUKAN DAN PELANTIKAN TIM ASISTENSI
Tim Asistensi Klasis GPM
Kairatu berjumlah 14 orang dan dilantik oleh Majelis Pekerja Klasis Kairatu
pada tanggal, 29 Januari 2012/SK No.01/SKEP/KKR/E.2/1/2012[2].
Tim Asistensi Klasis
di pilih dari unsur Pendeta, Majelis Jemaat, dan MPK.
2. PELATIHAN TIM ASISTENSI KLASIS KAIRATU
Pelatihan Tim Asistensi Klasis Kairatu terlaksana
selama 5 Hari[3].
Pada tahap ini, Tim dipersiapkan untuk:
a.
Memahami Alur dan Proses Pembuatan Renstra Jemaat.
b.
Melengkapi Tim Asistensi Klasis untuk melakukan pendampingan sekaligus
pelatihan bagi Tim Renstra Jemaat-jemaat dalam menyusun Dokumen Rencana
Strategis 5 Tahunan dan program Tahunan Jemaat.
3. KONSOLIDASI INTERNAL
Pada tahap ini, Tim
Asistensi Klasis melakukan Rapat bersama untuk penyatuan persepsi terkait
dengan hasil pelatihan Pembuatan Dokumen Renstra, sekaligus memberi kepercayaan
kepada masing-masing Anggota Tim
Asistensi untuk mempersiapkan diri sesuai dengan kemampuan (daya serap
materi) agar dapat melakukan Sosialisasi dan Pendampingan secara baik kepada
Tim Renstra di Jemaat-jemaat.
4. SCHEDULE TIM
Pada Tahapan ini TIM
ASISENSI MEMBUAT Schedule untuk memandu seluruh proses Pelatihan/pendampingan
kepada 31 Tim Renstra Jemaat se-Klasis Kairatu yang dilaksanakan per-Rayon[4]
5. PENGUATAN TIM RENSTRA
Waktu pelatihan Penyusunan Renstra Jemaat kepada Tim
Renstra pada masing-masing Rayon (2 Hari).
a.
Evaluasi : Tim Asistensi melakukan evaluasi bersama terkait
dengan proses pelatihan pembuatan Renstra yang telah dilakukan pada
masing-masing Sentra Pelayanan.
b.
Tindak Lanjut Penyusunan Dokumen Renstra Jemaat : disadari dua hari pelatihan
pembuatan Renstra Jemaat kepada Tim-Tim Renstra Jemaat adalah penetapan waktu
yang sangat singkat dan tentunya belum
menjawab sepenuhnya kebutuhan Tim dengan tingkat pendidikan maupun daya serap
materi yang bervariasi untuk menyelesaikan dokumen Renstra 2013-2015, sehingga
untuk menjawab berbagai kendala yang ditemui oleh Tim-Tim Renstra Jemaat maka
Tim Asistensi di masing-masing Rayon bertanggungjawab untuk mendampingi proses
penulisan Renstra Jemaat-jemaat.
III.
PROSES PENYUSUNAN PROLITA KLASIS KAIRATU
III.1. PROSES PEMBUATAN PROLITA KLASIS KAIRATU TAHAP I
1. PENGUMPULAN ISU STRATEGI JEMAAT-JEMAAT:
Isu Strategis Jemaat-jemaat
dimasukan kekapada Tim Asistensi untuk dipelajari[5],
di list (bobot x rating) dan
mendapatkan Isu Prioritas Klasis Kairatu sebanyak 20 Isu Prioritas.
2. PEMBACAAN DOKUMEN
a.
INTERNAL
:
Ø Tim Asistensi mempelajari
dokumen Keputusan Sidang Klasis Kairatu 4 (empat) tahun terakhir (Tahun
2009-2012).
Ø Tim Asistensi mempelajari
dokumen Keputusan Sidang BPL Sinode GPM Tahun 2013 .
b.
EKSTERNAL:
Dokumen
Pemerintah Daerah Seram Bagian Barat diantaranya : RTRW, RJPMD, dan data BPS.[6]
3.
PENULISAN
DOKUMEN
Beberapa
tahapan penting dalam proses penulisan Prolita Klasis Kairatu antara lain:
a.
ISU STRATEGI JEMAAT- JEMAAT :
Adalah turunan dari isu
utama yang ditentukan atas dasar dampak, mandat, dan kapasitas. Berdasarkan
ketentuan ini maka dikeluarkan lima kriteria dalam proses pembuatan Renstra di
jemaat-jemaat, sebagai berikut : 1) Menentukan hidup mati lembaga, meluas, dan
jangka panjang, 2) Meluas dan jangka panjang, 3) Meluas dan tidak jangka
panjang, 4) Tidak meluas tetapi jangka panjang, dan 5) Kasuistik/responsive.
Isu-isu Strategis ini kemudian dimasukan oleh Tim Renstra Jemaat-Jemaat kepada
Tim Asistensi Klasis untuk dipelajari.
b.
PROBLEM AREA :
Tim Asistensi mengkaji
Lingkungan Klasis (seluruh dinamika pelayanan di jemaat-jemaat/sosial, budaya,
politik, ekonomi dan teologi) terkait dengan Isu-isu Strategis yang sama dari
jemaat-jemaat dan dijadikan sebagai “Isu Prioritas”.
c.
ISU PRIORITAS :
Adalah Isu strategis dari
jemaat-jemaat yang sama diberi bobot x rating (4,5 ke atas) adalah Isu
Prioritas / “Isu Strategis Tingkat Klasis” untuk pengembangan Klasis ke
depan.
d.
VISI DAN MISI :
d.1.VISI : Suatu
Gambaran Masa depan yang ingin diwujudkan - Pandangan kedepan menyangkut kemana Klasis akan dibawah dan diarahkan, untuk
kemudian dapat mengembangkan atau meningkatkan pelayanan di Lingkup Klasis
secara terarah. Rumusan
Visi memperhatikan:
Ø Cerminan apa yang ingin dicapai
Ø Memberi arah dan fokus strategi yang
jelas
Ø Menumbuhkan komitmen bersama
Ø Orientasi ke masa depan
Cara Merumuskan Visi :
Isu-Isu Prioritas Tingkat
Klasis (dipositifkan) – menghasilkan “Dampak Langsung”, dari dampak
Langsung menghasilkan “Dampak Beririsan”, dan Dampak
Beririsan menghasilkan “Dampak Akhir” – dari dampak akhir kita
mendapat “KATA KUNCI / HARAPAN” yang kemudian dipakai untuk membuat
kalimat Visi dengan tetap memperhatikan “Tata Nilai (Wawasan Teologis
dan Eklesiologi) dan Trend Watching dan Envisioning. Kalimat awal Visi
Pengembangan Klasis diawali dengan kalimat :
“Menjadi Gereja Yang
………………………………………….”
d.2. MISI : Merupakan Jabaran Operasional dari Visi.
Rumusan Misi melingkupi:
Ø
Semua
pesan dalam Visi
Ø
Petunjuk
kepada Tujuan, sasaran
Misi Klasis : didapat dari – Tiap Dampak Beririsan dibantu
dengan kalimat “mewujudkan,
mengoptimalkan, meningkatkan…………..……”
|
Isu Strategis
|
Dampak Langsung
|
Dampak Beririsan
|
Dampak Akhir
|
Kata Kunci
|
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
e. TUJUAN :
Tujuan adalah rumusan yang
menjadi target pencapaian pelayanan sesuai dengan Visi dan misi pengembangan Klasis. Tujuan
harus konkrit dan mengandung indikator yang terukur. Berpatokan pada PIP/RIPP
GPM, maka Tujuan dirumuskan sesuai dengan Visi dan Misi Pengembangan tetapi
yang telah dijabarkan kepada masing-masing aspek Prioritas Pelayanan Gereja, diantaranya:
Ø Tujuan Pengembangan Umat
Ø Tujuan Pengembangan Pelayan
Ø Tujuan Pengembangan Kelembagaan
f.
SASARAN
STRATEGIS
merupakan target maksimal
yang hendak dicapai. Sasaran strategis dirumuskan dengan memperhatikan
Indikator Ketercapaian kapasitas Umat, Pelayan dan Kelembagaan dalam PIP/RIPP
GPM. Karena itu Sasaran Strategis dirumuskan meliputi:
Ø Sasaran Strategi
Pengembangan Kapasitas umat
Ø Sasaran Strategi
Pengembangan Kapasitas Pelayan
Ø Sasaran Strategi
Pengembangan Kapasitas Kelembagaan
Tujuan dan Sasaran Strategis Menggunakan Diagram Pohon (Pohon Masalah – Pohon Harapan)
g.
STRATEGI
:
Strategi Adalah : Cara dan
pedoman untuk mencapai Tujuan dan sasaran, serta Memperjelas arah dan tujuan
pencapaian program, juga berfungsi sebagai
Penghubung
antara visi, misi, tujuan, sasaran dan arah kebijakan.
“Arah
Kebijakan dan strategi Klasis Kairatu” mengikuti Arah Pelayanan yang di
kembangkan di Jemaat-jemaat untuk tiga Tahun terakhir (2013-2015)
Yang dijabarkan pada semua Bidang, Sub Bidang, Ruang Lingkup,
sebagai tugas Komisi, dan Sub Komisi Tingkat
Klasis.
h.
AKTIVITAS
:
Menentukan orang, waktu, tempat, biaya
untuk pelaksanaan sebuah kegiatan. Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan
atau tindakan yang perlu.
dilaksanakan untuk sebuah pencapaian
(hasil kerja/output). Pada tahap
ini
diuraikan aktivitas apa yang perlu
dilakukan secara rinci dalam rangka pencapaian hasil.
Untuk
mendudukan Aktivitas dan Strategi dapat menggunakan:
Ø Analisa Pihak Terkait.
Ø Analisa SWOT.
Analisa yang digunakan Tim Asistensi Klasis Kairatu
dalam Menentukan Strategi dan Aktivitas adalah Analisa Pihak Terkait[7]
i.
LOG
FRAME :
Dalam membuat Log Frame harus memperhatikan Pohon
Masalah & Pohon Harapan yang telah dibuat terlebih dahulu.
|
Kerangka Kerja Logis: RULING…………………………..Untuk Capaian 3 Tahun
|
||||
|
|
SUMMARY
|
INDIKATOR
|
ALAT VERIFIKASI
|
ASUMSI
|
|
TUJUAN
|
|
|
|
|
|
SASARAN
|
|
|
|
|
|
HASIL
|
|
|
|
|
|
KEGIATAN
|
|
|
|
|
j.
PROGRAM
MPL :
Dalam Pembuatan Program
Tahunan Klasis, perlu juga mengetahui Program-program bersama yang tertuang
dalam Program MPL Sinode GPM yang harus dilaksanakan untuk satu tahun
pelayanan.
k.
PROGRAM
TAHUNAN :
Untuk membuat program tahunan dan Aktivitas harus
berpatokan pada Kerangka Kerja Logis. Kerangka kerja logis (logical
framework/program framework) merupakan panduan (kerangka pikir) untuk menentukan dan menggambarkan suatu ringkasan
mengenai rancangan atau desain program pelayanan dalam bentuk matriks dengan
memperhatikan sumber pembuktian antara lain
:
Ø
Tujuan – Indikator Tujuan
Ø
Hasil – Indikator Hasil
Ø
Kegiatan - Indikator Kegiatan
Ø
Asumsi
Catatan : Untuk semua indicator yang dipakai ;
diukur dengan QQT ( Kualitas, Kuantitas dan Waktu)
Disamping itu perlu juga
mempertimbangkan beberapa program MPL yang merupakan “Program Bersama” untuk dimuat dalam program Tahunan Klasis.
Contoh Matriks Program:
|
Nama Program:
|
|
||||||||
|
Tujuan Program
|
Indikator Tujuan
|
Hasil
|
Indikator
Hasil
|
Kegiatan
|
Indikator
Kegiatan
|
Biaya
|
Kelompok Sasaran, tempat
& Waktu
|
Asumsi
|
Ket.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Catatan Pengisian Matriks Program dari Log
Frame:
·
Nama Program : diambil dari Tujuan (Kata Benda)
·
Tujuan Program : diambil dari sasaran (menggunakan awalan – Me akhiran Kan)
·
Hasil : diambil dari hasil pada Log Frame
·
Kegiatan : di ambil dari aktifitas pada Log
Frame
·
Biaya : diambil dari Biaya yang tlah ditentukan
pada kolom aktifitas pada Log Frame
·
Waktu : di ambil dari Waktu dari kolom kegiatan
pada Log Frame
III.2. PROSES PEMBUATAN PROLITA KLASIS KAIRATU TAHAP II
1. RAPAT TIM :
Dimaksudkan Untuk melakukan
persiapan Tim terkait dengan data-data
yang telah dihimpun dari jemaat-jemaat, juga dokumen-dokumen eksternal yang
telah dipelajari. Kemudian Membuat schedule/Agenda Kerja Tim dan lokasi kerja.
2. PEMBAGIAN KERJA TIM
2.1.
Tim dibagi sesuai kebutuhan penulisan dokumen prolita dan dipercayakan
sesuai dengan kemampuan masing-masing anggota Tim (Penguasaan
Materi) diantaranya:
a.
Mempelajari 31 Dokumen Renstra Jemaat se-Klasis Kairatu.
b.
Mempelajari Dokumen Sidang Klasis Kairatu 4 Tahun terakhir (2009-2012)
c.
Mempelajari Keputusan MPL Tahun 2013 dan PIP-RIPP
d.
Mempelajari RTRW dan RJPMD Kab.SBB
e.
Penulisan Bab I dan II
f.
Penulisan Bab III
g.
Penulisan Bab IV
h.
Penulisan Bab V
i.
Penulisan Bab VI
2.2.Hasil Penulisan dari Masing-masing anggota
Tim, dipadukan dan dipelajari bersama.
3.
HAMBATAN
a.
Keutuhan TIM : Anggota Tim Asistensi Klasis Kairatu sebagian besar
adalah Pendeta/Ketua MJ yang terpencar di Jemaat-Jemaat (Wilayah Pegunungan dan Pesisir) juga kesibukan Kerja/Pelayanan dll, sehingga Upaya penyatuan Tim dalam
rangka menyelesaikan Dokumen Prolita pun sering mengalami kendala.
4.
SOLUSI
a.
Tim Melakukan Koordinasi dengan MPK untuk
·
Memberi Surat Izin Kepada Ketua-Ketua Majelis Jemaat.
·
Melakukan control terhadap proses kerja Tim (Tim Renstra Jemaat-jemaat &
Tim Asistensi). Hal ini dimaksudkan untuk mendesak Tim Renstra
Jemaat-jemaat melengkapi data base jemaat-jemaat dll, untuk kepentingan
penyusunan dokumen PROLITA.
b.
Hasil Kerja Tim dibagikan kepada Anggota Tim yang tidak sempat Hadir
dalam proses penyelesaian Dokumen.
·
Mendapatkan Masukan dari anggota
Tim
·
Tim melakukan Pengeditan/Penyempurnaan dokumen secara bersama.
III.3. TAHAP III
1. KONSULTASI DAN SOSIALISASI
a. Konsultasi
Ø Hasil Pembuatan PROLITA Klasis
Kairatu oleh yang telah disusun oleh
Tim. Asistensi dibaca oleh MPK/Ketua Klasis – diklarifikasi dan mendapat masukan.
Ø Konsultasi
Dengan Pihak Balitbang demi penyempurnaan Dokumen.
b.
Sosialisasi
Ø Sosialisasi
Renstra Jemaat-Jemaat di Aula Kantor Klasis Kairatu bersama Ketua MJ, Ketua
& Sekretaris Tim Renstra : Sosialisasi ini dimaksudkan untuk mengetahui
perkembangan Penyusunan Renstra Jemaat-Jemaat dan kesiapan Tim Renstra sebelum
Renstra disahkan dalam Sidang Jemaat, juga bertujuan untuk menghimpun data
dalam kepentingan penyusunan dokumen PROLITA oleh Tim Asistensi.
Ø Sosialisasi
Dokumen Prolita Klasis Kairatu bersama Tim Asistensi, MPK & Badan pembantu
Klasis (Sinkronisasi Prog. MPL, Klasis & Jemaat) sebelum Persidangan Klasis.
Ø Uji
Publik Prolita Klasis Kairatu dalam Persidangan Klasis ke-42 untuk mendapat legitimasi institusi.
5. RAKER PRA SIDANG KLASIS KAIRATU 2013
RAKER Pra Sidang Klasis
Kairatu ke-42 bertujuan untuk membahas program Tahunan yang telah dibuat oleh
Tim Asistensi dibahas per-Bidang Pelayanan – menetapkan waktu, tempat, dan biaya untuk
pelaksanaan kegitaan (Penyempurnaan
Program). Sekaligus mensinkronkan Program Pelayanan di Klasis dengan
Program Pelayanan di jemaat- jemaat karena kegiatan ini dilaksanakan sebelum
Sidang- sidang Jemaat
TIM ASISTENSI KLASIS GPM
KAIRATU:
1. PDT. E. MUSKITA, S.Th : KETUA
2. PDT. M. O. TAPILOUW,
S.Si : SEKRETARIS
3.
PDT. M. MAMULATY S.Si
4.
PDT. M. RUSPANAH/O, S.Th
5.
PDT. M. LILIPORY/T. S.Th
6.
PDT. M. TAMAELA, S.Th
7.
PDT. J. APONO, S.Si
8.
PDT. E. ERUPLEY, S.Th
9.
PNT. W. SOUMOKIL
10.
BPK. J. SITANIA
11.
BPK. Y. WURITIMU
12.
PDT. F. TAMTELAHITU, S.Si
[1]
Dari 32 Jemaat di Klasis Kairatu yang membuat Renstra Jemaat adalah 31 Jemaat
sedangkan 1 Jemaat (Jemaat GPM Watui – “8
KK” hanya memasukan data & Kendala pelayanan) yang dibutuhkan untuk menyusun
prolita Klasis Kairatu.
[2]
Pelantikan Tim Asistensi Klasis Kairatu di Jemaat GPM Waihatu.
[3]
Pelatihan Tim Asistensi Klasis Kairatu Terlaksana di LSPB Kamal
[4]
Rayon Gunung Timur, Rayon Gunung Barat, Rayon Pantai Timur, dan Rayon Pantai
Barat
[5]
Seluruh Isu Strategis dari Jemaat-Jemaat se-Klasis Kairatu berjumlah 389 Isu.
[6]
SBB dalam Angka.
[7]
Lih. Dokumen PROLITA Klasis Kairatu
2013-2015
